一级行政助理

你要做什么

• 为副总裁提供行政支持, 导演, 项目控制和项目经理包括进度/日历管理, 屏幕, 处理电话通讯, 直接邮件, 订购办公用品, 适当地解决行政问题和咨询.
• 作为所有与设施管理有关的事务的初始联系人 & Capital 建设; independently 研究, 优先考虑, 并跟进多个即将到来的问题, 并向部门提出了关切, 代表CapMetro, 包括敏感和/或机密性质的信息.
• 运用独立的专业判断来确定适当的行动方案, 推荐, 和/或代表项目官员和项目联络人作出回应.
• 代表部门担任Oracle财务管理系统超级用户. 接收和委托部门的所有事项, 通过工作流程跟踪项目，确保及时完成.
• 管理部门的系统申请单，确保准确性和及时性.
• 协调每周员工会议并准备会议纪要. 保存会议记录、录音和文字记录.
• 支持部门年度资本和运营预算的准备和月度差异报告. 调查差异并为部门支出提供合理的备份. 
• 识别, 研究, 协调解决与项目预算相关的复杂技术问题, 财务软件, 供应商付款, 费用报告, 检查请求, 根据需要为员工和其他部门报销里程数和p卡报告等事项. 
• 根据部门员工和管理层的要求，生成与采购相关的特别报告，包括详细的交易报告和汇总报告, 采购订单, 合同, 和/或部门.
• 审核文件签名并协调完成机构内多个部门的批准工作.e., 任务订单, 项目章程, 执行备忘录, p-card请求, 检查请求, 及其他授权开支)
• 执行最终评审, 并在软件中输入董事会议程项目草案, 确保质量委员会议程包的规定, 确保遵守项目官员的最后期限, 部门, 董事会和/或董事会委员会会议.
• 完成要求和/或分配的其他职责.

你带来了什么

• 工商管理、行政服务或相关专业本科以上学历. 相关工作经验将代替一年一年的教育.
• 5年一般行政/文书工作经验. 
• 有丰富的行政支持经验者优先考虑.
• 熟练使用微软办公软件, 杂技演员, 有使用电子邮件的经验, 日历程序, 在Windows环境下的机构软件包, 以及社交媒体网络平台.